La calidad de los datos en la farmacia

Los datos son un activo importante de la farmacia, y su adecuada gestión es la clave para aportar valor a los clientes, además de parte indispensable para su estrategia de comunicación. Los datos son la riqueza de nuestro tiempo, ya que contienen las instrucciones para llegar mejor y de modo más efectivo a usuarios o clientes, teniendo en cuenta siempre la privacidad y el tratamiento legal de los mismos.

Recuerda que la farmacia ha de aplicar en todo momento las técnicas que permitan garantizar el cumplimiento de la normativa de aplicación en materia de protección de datos de carácter personal y de las exigencias en el tratamiento de los datos personales, recogidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y en la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPD-GDD).

Convierte los datos en información útil

Hubo un tiempo en que en la farmacia no se recopilaban datos. Después el reto era integrar todos los datos recogidos a través de diferentes fuentes, y hoy la verdadera utilidad está en mantenerlos limpios, legibles y actualizados permanentemente, para poder sacarles provecho. Los datos convenientemente procesados ​​de los clientes se convierten en información, el producto más valioso para cualquier farmacia, ya que le permitirá establecer comunicaciones con los clientes más oportunas y personalizadas. Por el contrario, los datos inexactos, dispersos o confusos de sus clientes pueden desbaratar la posibilidad para brindarles una buena experiencia.

Lo habitual es que la farmacia disponga de datos, pero que no estén listos para utilizarse. Solo son valores dispersos en una base de datos o, como mucho, agrupados en una hoja de Excel, sin ningún valor práctico y esperando a convertirse en información útil. 

Más no es siempre mejor

Puede que tengas interiorizado que "cuantos más mejor", en referencia a la recogida de datos, cuando lo realmente sustancioso es la calidad de tus datos. Recopilar grandes cantidades de información no es tan importante como administrar los datos de manera eficiente y garantizar su calidad y actualización constante para que estos se puedan gestionar de acuerdo a los diferentes objetivos de la farmacia.

La gestión adecuada y estratégica de los datos de los usuarios permite analizar tendencias y comportamientos y definir así mejores estrategias de marketing y comunicación con los clientes. Cuanto más conocimiento tienes de tu audiencia, del recorrido del cliente y de sus intereses y necesidades, más probabilidades tienes de conectar con ellos, y destacar así frente a tu competencia.

Minimizar el error humano

En general, la mejor manera de minimizar los errores en tus datos es evitar agregarlos de forma manual, y es que el error humano es una de las formas más comunes de perder información. Números de teléfono o mails incorrectos o errores ortográficos te harán perder un cliente potencial. Puedes minimizar las posibilidades de error humano automatizando las tareas esenciales de recogida y gestión de datos.

En una farmacia normalmente los datos provienen de múltiples fuentes, tales como formularios web, datos recogidos en el mostrador, participación en eventos o talleres, intereses por comportamiento de compra... Además, en ciertos casos, los contactos son creados por medio de varios colaboradores, influenciados además por el factor prisa. Todos estos factores aumentan la posibilidad de tener contactos duplicados, incompletos o dispersos, resultando completamente ineficientes.

La farmacia recoge datos relevantes de clientes a partir de las interacciones con ellos en diferentes etapas de su recorrido. Como resultado, los datos se encuentran dispersos en diversas herramientas sin ningún software de integración, lo que dificulta su gestión y hace imposible tener una visión 360 ​​grados de sus clientes. La tecnología de FarmaOffice te ayuda a superarlo.

Con FarmaOffice podrás integrar todos tus datos en una herramienta donde puedan visualizarse claramente en el contexto correcto. Tendrás la información adecuada disponible en la herramienta adecuada y en el momento adecuado. Entonces, y solo entonces, podrás tener una visión clara y completa de tus clientes con la que podrás tomar decisiones que no estén basadas únicamente en la intuición o en la forma tradicional de trabajar.

calidad datos farmacia

Ganar tiempo, un bien preciado en la farmacia

Al tener automatizados ciertos procesos puedes aprovechar algo muy valioso para todas las farmacias: el tiempoMantenerse al tanto de las actualizaciones de datos no es una tarea fácil. FarmaOffice realiza actualizaciones automáticamente tan pronto como algo cambie, lo que te permite disponer de datos más recientes y precisos sin la necesidad de actualizaciones manuales como importaciones y exportaciones.

La automatización te permitirá agilizar las tareas repetitivas y liberar tu tiempo para actividades más importantes, dejando el trabajo pesado en manos de la herramienta. También te permite asegurarte de que todo tu equipo tiene acceso automático a todos los datos actualizados de los clientes.

La automatización no implica eliminar el toque humano de las interacciones ni la personalización. De hecho, ayuda a tener más tiempo para esas actividades y así proporcionar una mejor experiencia para tus clientes, aumentando la calidad de las interacciones de la forma que tus clientes esperan y quieren.

FarmaOffice y la recogida y el tratamiento de datos

Los clientes de una farmacia responden a perfiles diversos en función de la edad, el sexo, sus intereses y hábitos de compra. Conocer esta información y utilizarla de forma correcta es la base del éxito de cualquier estrategia o campaña de marketing. Con Farmaoffice podrás gestionar toda la información de un cliente de forma fácil, eficaz y en muy pocos pasos.

1. Añade la información de tus clientes

En la interfaz de gestión de farmaoffice, dispones del listado de clientes previamente importado del programa de gestión de la farmacia, de forma totalmente automática. Una de las tareas más importantes para generar campañas con éxito es enriquecer lo máximo posible cada uno de los registros. Para cada cliente puedes consultar sus datos personales, sus intereses y sus datos de ventas, todo integrado. Cuanta más información tengas vinculada a un cliente, más preciso serás para hacerle llegar el mensaje que mejor se adapte a sus necesidades. Es la base del éxito de la fidelización.

2. Crea grupos con intereses similares

Una vez los datos de clientes están completados, puedes empezar a crear grupos o segmentos de clientes, a partir de los datos de su perfil y enviar automáticamente el correo electrónico adecuado a cada grupo, El sistema es capaz de combinar diferentes datos en un mismo grupo, para así poder llegar a una segmentación efectiva y de forma muy fácil. Además, los grupos se actualizan de forma automática con el programa de gestión de la farmacia, para evitar tener listas de clientes que ya no estén actualizadas.

Por ejemplo, podrás crear grupos como Clientes VIP Cosmética (los mejores clientes de una determinada categoría), Pasivos VIP (aquellos buenos clientes que no vienen recientemente), Premamás 6 meses (futuras madres en la recta final del embarazo), Cumpleaños (para felicitar cada día a tus clientes) o Bebés 6 meses (para detectar etapas de todos los recién nacidos), etc.

3. Envía una campaña

Con todos los clientes agrupados según criterios de comunicación, es el momento de crear campañas. Podrás generar campañas puntuales (para una promoción, una oferta o una comunicación específica); o campañas periódicas, que se enviarán de forma automática (bienvenida a nuevos clientes, felicitación de cumpleaños, recordar puntos de fidelización o recuperar clientes pasivos).

La función de campañas automáticas genera los primeros pasos para establecer una relación de comunicación habitual con nuestros clientes.

El envío de mensajes de interés genera una mayor proximidad, receptividad y consolida la fidelización. La imagen de la farmacia sale reforzada y por otra parte, la automatización nos permite optimizar al máximo el tiempo invertido en la comunicación y el marketing directo.

Es muy importante asegurarte de que tienes el permiso expreso de que puedes enviar tus comunicaciones, para lo cual deberás tener un formulario de recogida de datos físico y digital convenientemente adaptado a la legalidad.

Conclusión

Recolectar, conservar y actualizar los datos de tus clientes es un trabajo que nunca termina. Pero cuando tienes información relevante, precisa y actualizada, podrás generar impactos positivos en la comunicación con ellos.

La integridad de los datos te proporcionará un enfoque global de los clientes de tu farmacia . Si se utilizan correctamente estos datos pueden proporcionar información muy valiosa para que las farmacias comprendan a sus clientes y lo que estos esperan de sus productos y servicios.

Analiza dónde está tu farmacia actualmente: bloqueos, tareas manuales, ineficiencias... Pregúntate cómo puedes comenzar a automatizar estas tareas para enfocarte en las áreas con las que puedes conseguir un mayor impacto en tu audiencia.

Asegurar la calidad de los datos es un proceso continuo en el que la elección de la tecnología adecuada puede jugar muy a tu favor. Si aún no has elegido una herramienta de email marketing, asegúrate de elegir una opción con suficientes funcionalidades de automatización e integración para satisfacer todas las necesidades de tu farmacia. En Farmaoffice podemos ayudarte, pregúntanos cómo.

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Con la colaboración de Ana Sáenz de Buruaga

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