Nuevo Módulo de Compra Directa a Laboratorios

Compras directas a laboratorios: ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Cuánto?

¿Cómo sé cuándo debo llamar al delegado para efectuar un pedido? Lo lógico sería cuando las unidades de producto que quedan en stock en la farmacia cubren el tiempo que el laboratorio tarda en cursar el pedido.

¿Te sientes capaz de controlar todo el cocktail de información y datos que habría que tener en cuenta para decidir exactamente cuántas unidades pedir? Condiciones de pago, el tiempo de poder contactar con el delegado y que el laboratorio curse el pedido, el stock actual en la farmacia, si hay otros productos en la farmacia que ya cubran esas necesidades (evitando así duplicidades terapéuticas), las unidades vendidas en el período de pago, etc… y siempre, y más con los tiempos que corren, siendo prudentes en las compras. ¿Te gustaría tener automatizado todo el proceso, y cada mañana encontrarte en tu mail una propuesta de pedido?

Esta es una de las muchas ventajas del nuevo módulo de compra de FarmaOffice, que permite realizar compras de forma directa a laboratorios, proyecto que hemos desarrollado conjuntamente con Jordi Corona, titular de la farmacia Colldeforn.

Jordi Corona se incorporó al Consejo Asesor de FarmaOffice como experto en gestión. Aporta así todo su conocimiento para el desarrollo de nuevos productos de gestión para la oficina de farmacia para aplicarlos al entorno FarmaOffice. Traslada de esta forma a las oficinas de farmacia las soluciones a los problemas reales que se ha ido encontrando durante más de 20 años en su propia farmacia para mejorar en la gestión de compras y en la gestión de stocks, entre otros ámbitos.

Rotura de stock: el riesgo de perder clientes.

Son muchos los aspectos que pueden incidir en que la compra sea más rentable para la oficina de farmacia, al mismo tiempo que contribuyen a que nuestro cliente se sienta más satisfecho con el servicio que le ofrecemos. Una farmacia debería ser capaz de suministrar a sus clientes el máximo posible de productos que solicitan, o al menos poder cubrir su necesidad con otro producto.. Por debajo de cierto nivel de servicio (que algunos expertos estiman en 93 satisfechas de cada 100 demandas), el riesgo de perder a un cliente crece, y no están los tiempos para perder clientes. De modo que conviene invertir esfuerzos en evitar la rotura de stock, haciendo además las mejores compras posibles y con las mejores condiciones posibles para mejorar la rentabilidad de la farmacia.

La gestión de compras es uno de los aspectos más importantes de la oficina de farmacia. En una empresa en la que el precio de venta está intervenido para las especialidades, el incremento del beneficio se obtiene principalmente por la correcta gestión de las compras. Pero también influye directamente en la calidad de servicio al cliente. Las roturas de stock no significan solo una venta perdida, sino que derivan en la pérdida de confianza y fidelidad de los clientes y una mala imagen de la farmacia. Por otro lado, comprar en exceso implica asumir el riesgo de que el stock no sea vendido, con el coste que esto conlleva, además de las penalizaciones y el trabajo extra por las devoluciones de género y los problemas logísticos de almacenaje.

Por ello, conseguir el justo equilibrio entre dar un servicio óptimo a los clientes y optimizar costes es una tarea difícil. Además, en una farmacia las previsiones de compras están condicionadas por el criterio de la prescripción médica o la prevalencia de ciertas enfermedades según el momento, además del carácter estacional de muchos productos. Todas estas circunstancias se han visto además agravadas por la situación de crisis sanitaria, que ha hecho aún más difícil cualquier tipo de previsión.

Beneficios de una buena gestión del stock 

Optimizar el stock propicia que la farmacia sea más rentable y permite mantener un equilibrio entre oferta y demanda. Pero no es la única ventaja:

  1. Evita experiencias negativas de compra. Cuando un cliente acude a tu farmacia y no puedes servirle el producto que necesita, perderá la confianza y, posiblemente, no vuelva a tu establecimiento, sino que se dirigirá directamente a otra farmacia mejor surtida
  2. Podrás evaluar qué marcas se ajustan mejor a tu público o son las más demandadas y podrás descartar las que no funcionan.
  3. Mejora el control de las caducidades de los productos.
  4. Contribuya a un mejor aprovechamiento del espacio de la farmacia y de la rebotica 
  5. Optimizando las compras podrás reducir notablemente el número de pedidos y, por tanto, las tareas relacionadas, como el repaso y colocación de la mercancía en el almacén. 

Compras directas en la farmacia y tecnología

Existen ventajas importantes en el uso de la tecnología informática para el control de existencias, como que el sistema almacena datos tales como las ventas del ejercicio pasado, las del ejercicio en curso, etc,  lo que permite calcular automáticamente rotaciones y fijar los stocks de seguridad. Lo más importante no es escoger el método de gestión más sofisticado, sino el más adecuado a las particularidades de cada farmacia.

La tecnología puede estar de tu lado para evitar roturas de stock. La implantación de un software especializado en gestión será de gran ayuda para evitar errores de inventario. Estas son las ventajas que te proporciona el nuevo módulo de compra directa a laboratorios de FarmaOffice:

  • Sincronización automática con el programa de gestión
  • Ahorro de tiempo mediante la automatización de tareas
  • Avisos diarios por e-mail con la propuesta de compras
  • Sistema intuitivo, fácil y eficaz desarrollado para la farmacia
  • Algoritmos optimizados según el histórico de compras de la farmacia
  • Mejora y especialización de las ofertas comerciales de los laboratorios

Según comenta Marc Cases, gestor de la Farmacia Guarc y cofundador de FarmaOffice, y que ya tiene implantado el módulo en su farmacia, "el nuevo módulo supone un cambio de paradigma en la forma de comprar: ahorra tiempo, evita dar faltas, permite un cálculo mucho más apurado de las unidades a comprar y mejor control de caducidades. También permite hacer pedido para los mayoristas, ya sea Transfer o Plataforma logística. La ventaja del módulo de compra directa a laboratorios de FarmaOffice sobre la propuesta de pedido que hace tu programa de gestión, es que tiene en cuenta casuísticas para un cálculo más apurado del pedido y una compra mucho más eficiente y rentable".

En definitiva, ¡la farmacia sabrá exactamente qué comprar, cómo y cuándo! "De todo, como en botica" ya no es un horizonte rentable para la oficina de farmacia.

Con el módulo de compra directa a laboratorios complementamos nuestra herramienta de comunicación con nuevos productos tecnológicos en aquellas áreas de la farmacia donde sea necesario combinar el conocimiento y la automatización de tareas para el titular de farmacia, como es la gestión de compras.

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